「今年の忘年会、幹事よろしく！」という一言で緊張した経験はありませんか？忘年会・新年会は年に一度の大イベントだけに、プレッシャーを感じる方も多いはずです。しかし、やることを順番に整理すれば難しくありません。今回は、準備から当日の進行まで幹事が知っておくべきことを時系列でまとめました。
2ヶ月前：基本設計を決める
① 開催日程・会場エリアを決める
忘年会シーズン（11月〜12月）は人気の会場がすぐ埋まります。開催日程は2ヶ月前には仮決めし、参加希望者に早めに告知しましょう。候補日を複数出して多数決で決める方法（出欠確認ツールの活用）がスムーズです。会場エリアは参加者が集まりやすい場所（会社の最寄り駅周辺など）を基準にしましょう。
② 予算と人数を見積もる
1人あたりの予算を決めて、それに合った会場を探します。一般的な職場の忘年会は1人3,000〜6,000円が相場です。余興や景品がある場合は別途費用を見込んでおきましょう。参加人数は仮でも良いので早めに見積もって会場に問い合わせます。
1ヶ月半前：会場を予約する
③ 会場の選び方
忘年会・新年会の会場選びのポイントは以下の通りです。
- 個室または仕切られたスペースがあること
- コース料理＋飲み放題プランがあること
- 時間は2〜3時間確保できること
- 駅からのアクセスが良いこと
- アレルギー対応・食事制限への柔軟性があること
予約時に「余興でスマートフォンの画面をプロジェクターに映したい」「BGMのボリュームを下げてほしい」など特別なリクエストがあれば、この段階で確認しておきましょう。
1ヶ月前：参加確認と企画を決める
④ 参加者への告知と締め切りを設定する
開催日・場所・時間・費用の概算を全員に告知し、参加締め切りを設定します。「〇月〇日までに返信をお願いします」と明確にしておくことで、人数が確定しやすくなります。
⑤ 余興・ゲームの企画を決める
忘年会・新年会を盛り上げる余興を決めましょう。準備のいらない手軽な余興として人気なのが、HANASHIKAのお題ゲームです。スクリーンやテレビにお題を映して全員で答える形式は、スマートフォン1台で始められます。他にもビンゴ大会・クイズ大会・カラオケなど、参加者の年齢層や人数に合わせて選びましょう。
2週間前：細部を詰める
⑥ 進行台本を作る
当日の進行をあらかじめ台本として書き出しておくと安心です。以下が基本的な流れです。
- 開会の挨拶（司会：2〜3分）
- 乾杯の挨拶（上司・役職者：30秒〜1分）
- 食事・歓談（30〜40分）
- 余興・ゲーム（20〜30分）
- 締めの挨拶（最年長者：1〜2分）
- お開き・2次会案内
⑦ 景品・プレゼントを準備する
ビンゴや抽選がある場合は景品を準備します。1等は5,000〜10,000円相当、参加賞は1,000〜2,000円相当が相場です。「欲しいものリスト」を事前にアンケートで集めるとハズレがなくて喜ばれます。
当日の幹事チェックリスト
- □ 会場との最終確認（人数・アレルギー情報）
- □ 司会台本・進行メモを印刷または手元に準備
- □ 余興道具（スマートフォン・景品など）の確認
- □ 集金方法（当日集金orキャッシュレス）の準備
- □ 席順の決定と名前の確認
- □ 乾杯・締めの挨拶を誰にお願いするか確認済み
忘年会・新年会の後にすること
翌日中に参加者全員へお礼のメッセージを送りましょう。また、会場への支払い・立替金の精算も早めに行います。参加者からのフィードバックを聞いておくと、次回の企画に活かせます。
まとめ
忘年会・新年会の幹事は「準備の量」が成功のカギです。2ヶ月前から逆算して動くことで、当日は進行に集中できます。余興の準備が大変な場合は、HANASHIKAのお題ゲームをひとつ仕込んでおくだけで場が盛り上がります。ぜひ今年の幹事を楽しんで取り組んでみてください。